Häufig gestellte Fragen

Verleih von Geräten
Zuletzt aktualisiert vor 7 Jahren

Verleih/Vermietung von Geräten und Anlagen:

In SD WIN können sowohl Geräte wie auch Anlagen aus dem Objektstamm verliehen, vermietet werden. 
Es kann dabei der Kunde ausgewählt werden, wie auch die vermutliche Dauer der Vermietung/Verleih. Aus diesen Daten kann dann ein Verleih/Vermietschein erstellt werden.

Ablauf und Philosophie vom Verleih/Vermietung :

In erster Linie gehen wir davon aus, dass wir dem Unternehmen die Möglichkeit anbieten, hochwertige Geräte und Maschinen in einem Geräte- oder Objekt und Anlagenstamm anlegen zu können. Damit weiß das Unternehmen über den eigenen Maschinen- und Gerätepark besser Bescheid und kann auch die laufenden Anschaffungen und Kosten besser im Überblick behalten.

Da in der Realität immer wieder Maschinen und Geräte im Betrieb gesucht werden, stellen wir in zweiter Linie die Möglichkeit zur Verfügung, Ein- und Ausgänge dieser Geräte zu dokumentieren.

Dies ist für die Kostenerhebung und Verrechnung ein maßgeblicher Punkt, wie lange ist ein bestimmtes Gerät auf welcher Baustelle gestanden? Mit diesen Daten kann dann entschieden werden, ob und wie diese aufgelaufenen Kosten dem Kunden oder dem Projekt zugeordnet und verrechnet werden.

Dokumente:

Wir bieten für den Gerätestamm wie auch für den Objekte- und Anlagenstamm jeweils einen eigenen Formulartyp an. Je nach Branche und Einsatzgebiet kann dieser individuell angepasst und gestaltet werden. Dabei können natürlich Definitionen über den Zustand, Alter, Energieversorgung oder was immer auf diesen Formularen angeführt werden.

Der Kunde oder allenfalls der Mitarbeiter unterschreibt die Übernahme des Gerätes mit der definierten Ausstattung/Zustand und bei der Rückgabe werden allfällige Mängel und Schäden auf dem Schein vermerkt, welcher wieder unterfertigt wird. Damit ist eine Grundlage für eine allfällige Verrechnung der Kosten gegeben.

Verrechnung und Auswertung der Daten:

Wir bieten keine direkte Übernahme dieser Verleih- und Vermietungsdaten in eine Rechnung an. Werden Kosten an den Kunden verrechnet, so dienen die Verleihdaten als Grundlage dafür und werden manuell in die Rechnung eingetragen.

Im Geräte- bzw. Objektstamm sind bei den einzelnen Geräten die Vermietungen aus der Historie hinterlegt und können direkt nachgesehen werden.

Gerätetypen definieren

Um im Gerätestamm die unterschiedlichen Geräteklassen festlegen zu können, haben Sie die Möglichkeit, diese zu definieren. Geräteklassen deshalb, damit Sie leichter überprüfen können, wie viele Geräte von welcher Art Sie im Unternehmen haben. Dasselbe gilt auch für die Objekte- und Anlagen.

Mit dieser Definierung bekommen Sie zusätzlich je nach Klasse der Geräte Objekte/Anlagen pro Klasse noch 5 freie Felder für eine Gerätespezifische Datenaufnahme zur Verfügung gestellt.

Diese 5 freien Felder können je nach Geräte/Objekt/Anlagenklasse natürlich auch unterschiedliche Namen tragen.

Für die Erfassung der Gerätetypen und Festlegung der Feldnamen für die 5 freien Felder gehen Sie unter \Datei\Einstellungen Stammdaten\ Konstanten in den Bereich der Gerätetypen um die unterschiedliche Gerätetypen anlegen zu können.

Sie bekommen dort folgendes Fenster zur Verfügung gestellt:

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Der Speicherort für diese XML-Vorlagen ist der Ordner ..\SDWIN\Layout

Objektarten definieren

Genauso wie für die Gerätestammdaten können für den Objekt- und Anlagenstamm unterschiedliche Objekt- und Anlageklassen angelegt werden.
Verzweigen Sie in SD WIN unter \Datei\Einstellungen Stammdaten\ Konstanten in den Bereich der Objektarten und legen dort die unterschiedlichen Objektarten an.

Der Speicherort für diese XML-Vorlagen ist der Ordner ..\SDWIN\Layout
Öffnen Sie im Fenster Konstanten den Bereich der Objektarten

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Sie können dann die unterschiedlichen Arten der Objekte, die für Ihre Branche maßgeblich sind, eintragen. Für jede Objektart stehen 5 freie Felder zur Verfügung und können, je nach Objektart, unterschiedlich benannt werden.

Neuanlage von Anlage- und Objektarten

Die weitere Vorgangsweise für die Neuanlage von Gerätetypen oder Objektarten ist genau die gleiche. 
Mit einem Klick auf neu (weißes Blatt Papier), erstellen Sie einen neuen Datensatz, geben Sie für die neue Objektart eine eindeutige Nummer an, dazu eine für Sie passende und beschreibende Bezeichnung für die Objektart.

Dann klicken Sie auf den Zauberstab und erstellen damit ein neues XML-File, mit welchem Sie die Namen der 5 freien Felder der neuen Objektart anpassen können.

Es öffnet sich die dafür vorgesehene XML Vorlage und Sie können die entsprechenden Feldnamen in die einzelnen Zeilen eingeben

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Haben Sie alle Daten eingegeben, dann können Sie der erstellen Vorlage den passenden Namen geben und mit dem grünen Icon in der Datenbank speichern

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Zugang zu dem Verleih/Vermietungen

Sie können oben im Hauptregister unter Verkauf\Verleih die Grundmaske für den Verleih/Vermietung öffnen. 
In dieser Maske sehen sie die Verleihungen/Vermietungen des laufenden Monats.

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Dabei werden folgende Spalten dargestellt (je nach Layout individuell veränderbar):

Verleih von: Beginndatum

Verleih bis: geplantes Enddatum

Geräte Nr.: Nummer des Gerätes/Anlage

Geräte Name 1: Name 1 des Gerätes/Anlage

Geräte Name 2: Name 2 des Gerätes/Anlage

Firmenname 1: Name 1 des Kunden

Beleg Nr. Beleg Nr. vom Verleih/Vermietung

Verleihart: welche Verleihart (intern, Kunde, Verrechnung, Garantie…..)


Erstellung für einen neuen verleih/Vermietung

Klicken Sie auf "NEU" und dann erscheint die Eingabemaske für den Verleih - Vermietung von Geräten/Anlagen für die Detailangaben

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Wählen Sie gemäß den angezeigten Feldern die entsprechenden Daten aus, bzw. erstellen die notwendigen Einträge dazu:

  • in der ersten Spalte entweder Gerät oder Anlage, in der zweiten Spalten können Sie in Folge das Gerät oder die Anlage suchen und auswählen
  • im nächsten Block geben Sie Beginn und Ende der geplanten Verleih/Vermietzeit ein
  • die Verleihart definiert, wie Sie mit den möglichen Kosten der Verleih/Vermietzeit umgehen wollen und ist in Folge auch ein Selektionsmerkmal für den Listendruck. Dann definieren Sie ob dieser Verleih/Vermietung geplant, bzw. nach Ablauf der Verleih/Vermietperiode dann komplett erledigt ist (damit wird in der Übersicht gesteuert, ob das Gerät/Anlage zur Verfügung steht oder gesperrt ist)
  • für den Verleih/Vermietung können spezielle Bemerkungen eingetragen werden, mit einem rechts Klick der Maus können angelegte Textbausteine übernommen werden
  • Wählen Sie die Kundenadresse aus, zu welcher das Gerät/Anlage verliehen/vermietet wird. Diese Daten werden dann beim Kunden im Informationscenter gespeichert.
  • Den Datensatz abspeichern, die neuen Daten erscheinen in der Auswahl

Verleih/Vermietschein ausdrucken für Objekte

Damit wir für den Kunden ein Übergabedokument haben, können wir mit einem rechten Mausklick auf der betreffenden Zeile in der Übersicht einen Verleihschein erstellen und ausdrucken.

Dieses Formular ist natürlich wieder je nach Kundenart unterschiedlich einstellbar, anbei die Grundeinstellung ohne jegliche Anpassung.

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Formular für den verleih/Vermietschein

Damit wir für den Kunden ein für die Verleihart adäquates Übergabedokument haben, können wir im Formulardesigner die entsprechenden Dokumente dafür erstellen, bzw. die vorhandenen Vorlagen entsprechende abändern.

Öffnen Sie dafür den Formulardesigner und geben den Bereich für den Verleih ein:

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Es gibt dafür eine Vorlage für den Zugriff auf die Geräte und eine Vorlage für die Objekte/Anlagen. Öffnen Sie das für Sie in Frage kommende Formular, welches Sie Ihren Vorstellungen mit den vorhandenen Möglichkeiten anpassen können.

Vorlage für den Geräteverleih/Vermietschein

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Vorlage für den Objekte/Anlagengeräte Verleih/Vermietschein

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